この記事の要点
- 作った人がいないシステムは、まず「何が動いているか」を記録することから始めます
- いきなり作り直さず、止めない前提で段階的に立て直すのが安全です
- 直したあとに改修記録とバージョン管理を決まりにすると、同じ状態に戻りません
- 相談先は、解析から運用まで一貫して見られる会社が向いています
作った人がいない社内システムは、「現状の記録」「ソースの解析」「段階的な置き換え」「改修ルールの整備」の順に進めると、業務を止めずに立て直せます。焦って作り直すより、まず中身を把握することが近道です。
なぜ「作った人がいない」システムが生まれるのですか?
担当者の退職や異動で、仕様や変更の経緯を知る人がいなくなるためです。システムは動いていても、説明書も改修記録もない状態が残ります。
中小企業では、一人の担当者が開発も運用も担うことが珍しくありません。その人が業務の合間に少しずつ手を入れてきた場合、全体像は頭の中にしかない、ということが起こります。これを「属人化」といいます。属人化とは、特定の人にしか分からない状態になっていることです。
立て直しの前に確認することは何ですか?
最初に確認するのは、システムが「どこで動き」「誰が使い」「何に依存しているか」の3点です。
- 動いている場所(サーバー、契約、ドメイン、データベース)
- 使っている人と、使われ方(毎日使う機能と、ほぼ使わない機能)
- 外部との連携(メール送信、他システムとの受け渡し、定期処理)
- ログインの管理者情報と、バックアップの有無
特に定期処理は見落としがちです。夜間に動くバッチ処理が止まると、翌朝の業務に影響が出ます。
どの順番で立て直せばよいですか?
次の5段階が基本です。各段階で「止めない」ことを優先します。
- 現状の記録: 構成、機能一覧、データの流れを書き出す
- バックアップの確保: 触る前に、動いている状態をそのまま保存する
- ソースの解析: 処理の中身を読み、仕様を文章にする
- 段階的な改修・再構築: 影響の小さい部分から順に置き換える
- 運用ルールの整備: 改修記録、バージョン管理、リリースノートを決める
作り直しと改修のどちらを選ぶべきですか?
機能の大半が今も使えるなら改修、土台が古すぎて安全に直せないなら再構築が目安です。次の表で整理します。
| 状況 | 向いている進め方 |
|---|---|
| ほぼ想定どおりに動いている | 解析して部分改修 |
| 使用している技術が古く、更新が難しい | 段階的な再構築 |
| 業務の流れ自体が変わった | 要件を整理し直して再設計 |
| ソースが見つからない | 動作を観察して仕様を復元 |
一度に全部を置き換えるより、使う頻度の高い機能から移すほうが、現場の負担は小さくなります。
立て直したあとに属人化を防ぐには?
改修の理由と内容を記録し、版を管理し、リリースのたびに変更点を残すことです。担当者が替わっても、履歴を読めば経緯が分かる状態にします。
具体的には、変更ごとに「いつ・何を・なぜ」を一行で残す、変更前の状態に戻せるようにしておく、利用者向けに変更点を短く知らせる、といった決まりです。大がかりな仕組みは不要で、続けられる軽さが大切です。
立て直しでよくある失敗は何ですか?
よくある失敗は、中身を把握する前に作り直しを始めてしまうことです。現行のシステムには、現場が長年使う中で加わった細かな工夫や例外処理が含まれます。それを知らずに新しく作ると、「前はできたのにできない」という不満が出て、結局元のシステムに戻ってしまいます。
- 現状を把握せず、見積もりだけで作り直しを決める
- 利用者に話を聞かず、機能の優先順位を担当者だけで決める
- 移行の日を一度に決め、元に戻す方法を用意しない
- 再構築後の記録を残さず、また属人化する
これらを避けるには、現場の方に「普段どの機能を、どう使っているか」を聞くことが有効です。画面を見ながら一緒に操作を確認すると、書類には出てこない使い方が見えてきます。また、移行は古いシステムと並行して動かす期間を設け、問題がなければ切り替える進め方が安全です。
スタイルチューンができること
スタイルチューンは、業務システムの開発・運用を、設計から運用・改善まで一つの窓口で対応しています。ある物流会社さまでは、直せる人がいなくなった社内の基幹ポータルについて、ソースを解析して再構築し、改修記録・バージョン管理・リリースノートを決まりとして整えました。1年以上にわたり継続して支援しています。
本番を止めない安全第一の進め方を基本にしており、まず現状把握だけの相談も可能です。詳しくはサービス案内をご覧ください。
まとめ
作った人がいなくても、記録、解析、段階的な改修、ルール整備の順で進めれば、システムは立て直せます。状況の整理から相談したい場合は、お問い合わせフォームからご連絡ください。