この記事の要点
- 動きや操作の画面は動画、ルールや判断の基準は文書が向いています
- 更新が多い内容は、直しやすい文書を中心にします
- 動画は短く区切り、要点は文書でも残します
- 両方を組み合わせるのが現実的です
動画マニュアルと文書マニュアルは、伝える内容によって使い分けます。操作の流れや動作を見せたいときは動画、ルールや判断の基準、検索して読み返したい内容は文書が向いています。どちらか一方に決めるより、役割を分けて併用するほうが効果的です。
動画マニュアルが向いているのはどんな内容ですか?
動画は、動きや画面の移り変わりを伝える内容に向いています。
- システムの画面操作の流れ
- 機器や設備の扱い方
- 作業の手順やコツなど、動きで見せたいもの
文章では伝わりにくい「間」や「手の動き」も、見れば分かります。
文書マニュアルが向いているのはどんな内容ですか?
文書は、条件や基準、判断の理由など、読み返して確認する内容に向いています。目的の箇所を検索で探せることも強みです。
- 社内ルールや判断の基準
- 注意事項や例外対応
- 頻繁に更新する内容
二つの違いを一覧で比べると?
| 観点 | 動画 | 文書 |
|---|---|---|
| 操作・動作の伝達 | 得意 | やや不得意 |
| 検索のしやすさ | やや不得意 | 得意 |
| 更新のしやすさ | 撮り直しが必要 | 手軽 |
| 作成の手間 | 大きい | 比較的小さい |
| 理解の速さ | 初心者に分かりやすい | 読み手の力に依存 |
併用するときのコツは?
併用のコツは、動画を短く区切り、要点を文書でも残すことです。
- 動画は1テーマ数分程度にまとめる
- 動画の下に要点と注意点を文字で添える
- 更新が多い部分は動画に入れすぎない
- 確認テストで理解を確かめる
動画に細かい数値や条件を入れると、変更のたびに撮り直しになります。変わりやすい情報は文書側に置くのが安全です。
eラーニングではどう組み合わせますか?
eラーニングでは、動画で全体像と操作を学び、文書で詳細を確認し、最後にテストで定着を見るという流れが組みやすくなります。受講状況も同じ画面で管理できます。
動画を作るときに気をつけることは?
動画は、短く、見る目的をはっきりさせて作ることが大切です。冒頭で何を学べるかを示し、一つの動画で扱う内容は一つに絞ります。
- 画面操作は、見やすい大きさと速さで録画する
- 声や字幕で、操作の意図も伝える
- 変わりやすい数値や設定値は、動画に入れすぎない
- 作成日や対象のバージョンを明記する
字幕を付けると、音を出せない環境でも見られ、内容の確認もしやすくなります。
文書マニュアルを読みやすくするには?
文書は、見出しと箇条書きを使い、一つの手順を一つの文で書くと読みやすくなります。画面の画像を添えると、動画に近い分かりやすさが得られます。冒頭に目的と所要時間を書き、末尾に「困ったとき」の連絡先を置くと、現場で使われやすい資料になります。動画と文書の両方に同じ見出しの名前を付けておくと、行き来もしやすくなります。
どちらから作り始めるべきですか?
迷うときは、文書から作り始めるのが無難です。文書は作成と更新の手間が小さく、動画の台本としても使えます。
そのうえで、文章だけでは伝わりにくい操作や動作に絞って動画を足します。利用者から「分かりにくい」という声が多い箇所を動画にすると、効果が出やすくなります。すべてを動画にしようとせず、必要な場所に絞ることがコツです。
スタイルチューンができること
スタイルチューンは、ある物流会社さまで講習のeラーニング化、統合マニュアル、判断ガイドを整備してきました。内容に応じて文書と動画の役割を分け、更新の手間も考えた構成を提案できます。詳しくは事業紹介をご覧ください。
マニュアルの形式でお悩みでしたら、お問い合わせフォームからご相談ください。